Jak sprawdzić efektywność pionu personalnego?

Decydujące jest to, by nakłady nie były większe od uzyskanych efektów. Zatem, zastanawiając się jak mierzyć efektywność pracy pionu personalnego, warto rozpocząć od zobrazowania efektywności prostym wzorem:

efektywność pionu personalnego=( efekty pracy pionu personalnego)/( nakłady na pion personalny)

Ten prosty i intuicyjny wzór warto mieć przed oczyma zawsze, gdy zastanawiamy się, czy działania zespołu zarządzania kapitałem ludzkim są efektywne. Każde działanie pionu personalnego – szkolenie, proces rekrutacyjny, czy też wyliczanie premii, może być analizowane z perspektywy jego efektywności,wymaga bowiem nakładów, a po każdym takim działaniu oczekujemy pewnych efektów. Dwa pierwsze kroki, jakie należy podjąć w procesie oceny efektywności działania pionu personalnego, powinny być zatem następujące:

• określenie nakładów ponoszonych na działanie/działania pionu personalnego,
• określenie efektów działań pionu personalnego.

Natomiast, aby określić nakłady na działania pionu personalnego oraz efekty tych działań, niezbędne jest zbieranie i monitorowanie liczbowych wskaźników funkcjonowania organizacji na różnych poziomach. Przykładowo, rozważmy sytuację, w której specjaliści zarządzania ludźmi zorganizowali kwartalny program szkoleń, którego koszt wyniósł 3000 PLN na jednego pracownika. Efektem tego programu był wzrost wskaźnika produktywności pracowników etatowych (wartość przychodu przypadająca na jednego zatrudnionego) o 100 PLN w skali kwartału. W tej sytuacji, dzięki zastosowaniu przez organizację odpowiednich wskaźników można uznać, że działania były nieefektywne – poniesione nakłady znacząco przekraczają uzyskane efekty. Ze wzoru na efektywność uzyskujemy: wskaźnik efektów/wskaźnik nakładów = 100/3000 = 0,03. Wyliczona wartość poniżej 1 jest alarmująca i wskazuje, iż efekty są krytycznie niskie w stosunku do ponoszonych nakładów. Czy jednak na pewno działania działu HR były w tym przypadku nieefektywne? W perspektywie bezwzględnej tak, te działania są nieefektywne, bo przy dużych nakładach uzyskuje się niewielkie efekty. Oznacza to z kolei, że warto szukać usprawnień, które mogłyby poprawić stosunek nakładów do efektów, np. znaleźć inną firmę szkoleniową.

Istotne jest także to, by zauważyć, że wartość bezwzględna wskaźnika efektywności nabiera zupełnie innego znaczenia, gdy mamy możliwość porównania efektywności podobnych działań pomiędzy organizacjami. Wyobraźmy sobie, że opisywany wcześniej przykład dotyczy szkolenia programistów w branży IT, gdzie zdobywanie nowych umiejętności jest niezwykle kosztowne. Załóżmy, że porównując nasz niski wskaźnik efektywności szkoleń = 0,03 z tym samym wskaźnikiem wyliczonym dla innych organizacji, zaobserwowaliśmy, że średnio efektywność szkoleń wynosi 0,017. Taka wartość wskazuje, że u naszych konkurentów przeciętnie na skutek kwartalnego programu szkoleń uzyskiwano wzrost wskaźnika produktywności pracowników o ok. 50 PLN. Czyli nasi konkurenci na tak samo kosztownym programie szkoleń, jak wdrożony w naszej firmie, zyskiwali o połowę mniej. Czy dalej można uznać, że działania pracowników pionu personalnego były nieefektywne? W tym miejscu ujawnia się bardzo ważna rola benchmarkingu. Wskaźniki można i warto analizować nie tylko w perspektywie konkretnej organizacji, ale także w szerokiej perspektywie porównania z konkurencją. Oceniając efektywność niezwykle ważne jest jasne sprecyzowanie punktu odniesienia dla takich ocen. To menedżerowie muszą określić, czy wartością bazową w ocenie będzie z góry ustalony cel wewnętrzny, czy może wartość wynikająca z benchmarkingu.

Skuteczność

Innym sposobem analizy skutków pracy pionu personalnego może być wykorzystanie wskaźników HR do analizy skuteczności. Skuteczność pracy działu HR można rozumieć jako stopień realizacji zakładanych celów, a działanie skuteczne to takie, które prowadzi do realizacji celu (Łukasiewicz, 2012). Skuteczność pionu personalnego można w prosty sposób zobrazować poniższym wzorem:

skuteczność pionu personalnego=(zakładany cel)/(stopień realizacji celu)

W odróżnieniu od wskaźników efektywności, opisując skuteczność nie bierzemy pod uwagę nakładów na osiągnięte efekty, ale oceniamy w jakim stopniu efekt został zrealizowany. Zatem działanie skuteczne może być bardzo kosztowne, a przez to nieefektywne. Czasem jednak, zwłaszcza w pracy działów zarządzania zasobami ludzkimi, skuteczność działań może być ważniejsza niż ich efektywność. I tak w przypadku rekrutacji kluczowych specjalistów ważniejsze może być to, by znajdować kandydatów jak najlepiej spełniających kryteria niż to, by znaleźć ich z wykorzystaniem jak najniższych nakładów. Oczywiście idealnie byłoby, gdyby działania były zarówno skuteczne, jak i efektywne. Jednak nie zawsze jest to możliwe. Z pewnością warto jednak, by wszyscy menedżerowie na podstawie analizy wskaźników HR zadawali sobie pytanie: czy skuteczne działania, które prowadzimy, nie mogą być bardziej efektywne? Przykładowo, kiedy skuteczny proces selekcji i rekrutacji pracowników może być bardziej efektywny? Gdy dokona się analizy wskaźników funkcjonowania działu personalnego i porówna się ich wartości z konkurencją, jest duża szansa na znalezienie sposobów redukcji nakładów. Jednak do takich spostrzeżeń możemy dojść tylko wtedy, gdy sukcesywnie monitorujemy wskaźniki funkcjonowania naszej organizacji.

Jakie wskaźniki HR analizować, by ocenić efektywność pionu personalnego?

Działy HR, wspierając firmy, coraz bardziej zyskują na znaczeniu. W ciągu ostatnich 100 lat pracownicy działów personalnych z urzędników monitorujących obecności w pracy i płacących wynagrodzenie, przekształcili się w specjalistów mających realny wpływ na budowanie długoterminowej strategii przedsiębiorstwa (Ferris, Perrewé, Ranft, Zinko, Stoner, Brouer, Laird, 2007). Dziś chyba każdy menadżer zgodzi się, że efektywność pracy pionu personalnego wiąże się z wynikami finansowymi organizacji. Potwierdzają to także badania wskazujące, iż efektywność pracy działu HR wiąże się z produktywnością, przepływem gotówki i wartością rynkową przedsiębiorstwa (Huselid, Jackson, Schuler, 1997). Pojawiają się jednak pytania – jak najlepiej oceniać efektywność i skuteczność pracy działów HR? Na jakich obszarach działania pionów personalnych warto się skoncentrować?