Efektywne zarządzanie zespołem

Rolą menedżera jest przede wszystkim efektywna i konsekwentna realizacja przyjętych celów biznesowych oraz odpowiednie zarządzanie ludźmi. Efektywność menedżera można sprowadzić do dwóch rzeczy. Po pierwsze jest to sprawność działania – inaczej mówiąc, dobre wykonywanie swojej pracy. Po drugie – to skuteczność, czyli osiąganie zamierzonych wyników, realizowanie celów strategicznych. Efektywność ma szczególne znaczenie w organizacjach, w których obowiązują procedury i wyznaczone są wskaźniki, jakie zespoły mają osiągać. Stosowanie procedur (ustalonych zasad prowadzenia danej sprawy, kolejności poszczególnych czynności) oraz wskaźników (liczbowych przedstawień realizowanych zadań) przynosi firmom szereg zalet i ułatwia pracę menedżerom, ponieważ:

• regulują one zachowania pracowników i procesy (wiedzą oni, co, jak i z kim mają robić),
  
• zapewniają koordynację zadań (wyznaczają zakres czynności i ustalają odpowiedzialności),
  
• poprawiają jakość pracy.

Jednak, jak wszystko, wskaźniki i procedury nie są pozbawione wad, które mogą mieć niekorzystny wpływ na realizację przyjętych zadań, pracę zespołu i samego menedżera. Pomagają one w realizacji zadań tylko w przewidywalnych warunkach, wprowadzona przez nie ścisła specjalizacja utrudnia szybką reakcję na zmieniające się otoczenie. Zawsze przecież może się pojawić problem niestandardowy, którego rozwiązanie będzie sprawiać trudność ze względu na sztywność przyjętych procedur.
Jak w takim razie zarządzać zespołem, który pracuje w organizacji otoczonej wskaźnikami i procedurami, aby być efektywnym? Jest to zagadnienie tym ważniejsze, że przed menedżerami kolejny trudny rok – 2013. W czasach kryzysu wśród pracowników rośnie presja, pojawia się niepokój o utrzymanie pracy, a, co za tym idzie, większy stres, spadek motywacji i pogorszenie atmosfery, a przecież nikt nie zwolni menedżera z obowiązku realizacji celów. W takich trudnych warunkach umiejętności zarządzania zespołem stają się szczególnie istotne.
Kluczowe działania menedżera w takich warunkach to:

• umiejętne komunikowanie trudnych i niepopularnych decyzji,
  
• stawianie wymagań oraz wspieranie pracowników,
  
• radzenie sobie z kryzysami w zespole.

Menedżer nie może zapominać, że, patrząc na cele, zawsze musi widzieć w nich ludzi. Bo tylko dzięki ich pracy osiągnie zakładane wyniki.

Przekazywanie trudnych informacji

Organizowanie regularnych spotkań z zespołem powinno być dla menedżera czymś naturalnym, wręcz nawykiem. Umiejętność prowadzenia zebrań i komunikowania pracownikom zmian ma szczególne znaczenie, gdy trzeba przekazać im informacje trudne, niepopularne, czyli takie, które mogą powodować niezadowolenie i opór słuchaczy. Zanim dojdzie do spotkania, należy się do niego przygotować. W tym celu warto zastanowić się nad poniższymi aspektami:

• temat i cel (jasno określ temat spotkania i cel przekazywanych informacji),
  
• korzyści dla słuchaczy (powiedz, dlaczego warto cię uważnie słuchać, do czego przydadzą się podwładnym przekazywane przez ciebie informacje),
  
• porządek wypowiedzi (opracuj główne punkty swojej wypowiedzi; przekaż je jako „spis treści” zebrania; zastanów się, co powiesz w każdym z punktów),
  
• sposoby przekonywania (jeśli chcesz przekonać, postaraj się, by tematy ożyły – poszukaj przykładów, anegdot, argumentów, powołaj się na autorytety; pokaż zyski z zachowań, do których chcesz zachęcić, i straty związane z zachowaniami, od których chcesz odwieść pracowników),
  
• zakończenie (zastanów się, co szczególnie chcesz podkreślić),
  
• pytania (przygotuj się do pytań od zespołu – pomyśl, co może ich interesować; zaplanuj reakcję na pytania kłopotliwe).

Spotkanie, na którym chcemy przekazać trudne informacje, sprawi nam mniej kłopotów, jeśli będziemy zachowywać się zgodnie z poniższymi wytycznymi: